Faktura proforma jest pewnego rodzaju dokumentem, który można potraktować jako zapowiedź czy propozycję przyszłej faktury. Jest ona przesyłana do kontrahenta często razem ze specjalnie sformułowaną dla danej firmy ofertą lub wtedy, gdy zamówienie już zostało przyjęte. Nie jest ona dokumentem księgowym ponieważ polskie przepisy prawa podatkowego przewidują, że takim dokumentem są jedynie faktury, które są potwierdzeniem już dokonaj transakcji sprzedaży towarów lub usług. Wielu przedsiębiorców traktuje fakturę proforma jako formę oferty, która wskazuje koszt ewentualnej transakcji, która może dokonać się w przyszłości. Jest to pewnego rodzaju kosztorys, który pozwala oszacować przyszłemu nabywcy swoje możliwości finansowe w stosunku do zakupu lub porównać konkurencyjne oferty. Tak więc faktura proforma pełni dość ważną rolę w transakcjach handlowych, ale nie można jej traktować jako prawdziwej faktury, tak więc jej nazwa w pewnym sensie jest myląca, przynajmniej dla laika. W zasadzie każdy profesjonalny program do faktur umożliwia przygotowanie faktury proforma. Nie podlega ona tak jak prawidłowa faktura będąca dokumentem księgowym specjalnemu ewidencjonowaniu, ponieważ tylko dokumenty księgowe jakim są normalne faktury muszą być ewidencjonowane, a jak to już zostało wyjaśnione, faktura proforma takim dokumentem nie jest. Ze względu na coraz większe zainteresowanie tego rodzaju propozycją sprzedaży usług lub towarów twórcy oprogramowań przeznaczonych do fakturowania często wyposażają wersje aplikacji w możliwość wystawiania faktur proforma.